L'ACTU DES PÔLES
La loi anti-blanchiment du 18 septembre 2017 crée un cadre légal pour le registre UBO. Il s'agit d'un registre national des bénéficiaires effectifs de sociétés et autres entités juridiques. Les détails concernant le contenu des informations recueillies sont peu à peu connus.
Le registre UBO regroupe des informations précises et actuelles sur les bénéficiaires effectifs des sociétés, trusts, fondations, associations (internationales) sans but lucratif et autres entités juridiques comparables constitués en Belgique. L'Administration générale de la Trésorerie du Service public fédéral Finances recueille, conserve, gère et contrôle les données des bénéficiaires effectifs.
Pour chaque entité assujettie, il faut enregistrer une ou plusieurs personnes physiques comme bénéficiaires effectifs dans le registre UBO. Il s'agit généralement des actionnaires qui contrôlent 25 % ou plus des parts ou bien des membres du conseil d'administration ou autres dirigeants de fait.
Le registre UBO a été introduit par la loi anti-blanchiment du 18 septembre 2017. Cette loi est la transposition en droit belge de la quatrième directive anti-blanchiment (UE) n° 2015/849 du 20 mai 2015. Entre-temps, la cinquième directive anti-blanchiment (UE) 2018/843 du 30 mai 2018 a également été publiée. Cette directive renforce le rôle du registre UBO et étend encore davantage l'accès à ce registre. Les États membres se voient imposer 2 dates limites : le 10 janvier 2020 pour les registres de bénéficiaires effectifs de sociétés et autres entités juridiques et le 10 mars 2020 pour les registres de bénéficiaires effectifs de trusts et constructions juridiques comparables.
À propos de tout bénéficiaire effectif :
Notez la date du 31 mars 2019*. Les informations doivent être communiquées au registre UBO pour la première fois à cette date, au plus tard, et pour toute modification de ces informations, dans le mois qui suit.
Le bénéficiaire effectif qui a été enregistré dans un registre similaire d'un autre État membre et qui communique un extrait de ces informations à l'Administration de la Trésorerie est dispensé de l'obligation d'enregistrement dans le registre UBO.
Notez également qu'en plus de communiquer les informations, les sociétés et autres redevables d'information sont aussi tenus d'actualiser annuellement les informations contenues dans le registre ou, à tout le moins, de confirmer annuellement que les données sont toujours d'actualité.
Si la date limite pour compléter le registre UBO reste fixée au 30 Septembre 2019, une politique de tolérance a été appliquée par l’administration. Cette dernière sera accommodante envers les entreprises et A(i)SBL devant encore remplir ou compléter leur inscription dans le registre. Pour cette raison, aucune sanction ne sera appliquée durant cette période de tolérance.
*Ce 13 février, le Ministre des Finances a annoncé un report de la date limite pour l’enregistrement des données au 30 septembre 2019.
La loi anti-blanchiment du 18 septembre 2017 a instauré le registre des bénéficiaires effectifs de sociétés et autres entités juridiques ou registre UBO. L'arrêté royal d'exécution de cette loi a seulement été publié en août de cette année, de sorte que ce registre national peut à présent entrer en vigueur. Cet arrêté règle également l'accès au registre UBO et son fonctionnement.
Le registre UBO regroupe les données des bénéficiaires effectifs des sociétés, trusts, fondations, associations (internationales) sans but lucratif et autres entités juridiques comparables (p. ex. la société civile de droit commun) constitués en Belgique.
Pour chaque entité assujettie, il faut enregistrer une ou plusieurs personnes physiques comme bénéficiaires effectifs dans le registre UBO. Il s'agit généralement des actionnaires qui contrôlent 25 % ou plus des parts ou des membres du conseil d'administration ou autres dirigeants de fait.
L'Administration générale de la Trésorerie du Service public fédéral Finances recueille, conserve, gère et contrôle les données des bénéficiaires effectifs.
Les données d'identification des bénéficiaires effectifs de sociétés contenues dans le registre UBO sont accessibles :
Les données du registre UBO relatives aux associations (internationales) sans but lucratif, fondations, trusts ou entités juridiques similaires sont également accessibles à toute personne ou organisation démontrant un intérêt légitime. Aucun accès direct au registre ne leur sera accordé.
Les données relatives aux bénéficiaires effectifs de sociétés contenues dans le registre UBO ne sont accessibles aux citoyens qu'à partir du numéro BCE ou du nom de l'entreprise. Les citoyens n'ont par ailleurs pas accès à toutes les données (p. ex., ils n'ont pas accès au numéro de registre national ni à l'adresse des bénéficiaires effectifs).
L'Administration de la Trésorerie peut, à la demande d'un bénéficiaire effectif dont les informations sont reprises dans le registre, limiter l'accès de certaines personnes et organisations redevables d'information à tout ou partie des informations relatives à ce bénéficiaire effectif (p. ex. en cas de risque disproportionné, risque de fraude, enlèvement, chantage, extorsion, harcèlement moral, violence ou intimidation ou lorsque le bénéficiaire effectif est mineur ou incapable). L'application de cette exception revient à l'Administration de la trésorerie. Les autorités compétentes bénéficient quant à elles toujours d'un accès total aux informations relatives aux bénéficiaires effectifs de sociétés.
Chaque année, l'Administration de la Trésorerie publiera un rapport du nombre de dérogations accordées et du motif de ces octrois. Ce rapport sera également remis à la Commission européenne.
L'Administration de la Trésorerie informe les personnes inscrites comme bénéficiaires effectifs dans le registre. Elle leur communique également les informations nominatives qui y figurent. Dans la pratique, cette communication se fera de façon automatisée (via l'application MyMinfin) ou par e-mail.
Les informations sont conservées dans le registre UBO pendant dix ans à partir du jour où le redevable d'information perd la personnalité juridique ou cesse définitivement ses activités.
Toute consultation du registre est enregistrée et conservée pendant dix ans. Le ministre des Finances doit encore déterminer le montant et les modalités de paiement des coûts administratifs afférents à la demande de données.
Les sociétés, associations et fondations redevables d'information qui ne respectent pas leurs obligations légales, encourent une amende administrative dont le montant peut aller de 250 euros à 50 000 euros. L'amende est infligée après que le redevable d'information a été entendu ou, à tout le moins, dûment convoqué.
Bien que l'arrêté royal relatif aux modalités de fonctionnement du registre UBO entre en vigueur le 31 octobre 2018, un délai supplémentaire arrivant à échéance le 31 mars 2019 est octroyé pour permettre au redevables d'informations d'enregistrer leurs bénéficiaires effectifs.
La date du 30 septembre était la date limite absolue pour l'enregistrement des " bénéficiaires effectifs " de votre société. Une semaine avant cette date, un " délai étendu " a toutefois été accordé. Néanmoins, au 1er janvier 2020, votre société devra avoir communiqué les informations nécessaires, à défaut de quoi des sanctions seront véritablement appliquées.
En 2015, l'U.E. a promulgué une directive chargeant les États membres d'instaurer une législation obligeant les sociétés à déclarer les personnes qui se trouvent effectivement derrière ces sociétés. En Belgique, cette directive a été transposée dans la loi du 18 septembre 2017 " relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l'utilisation des espèces ". L'objectif de cette législation est clair : lutter contre le blanchiment d'argent.
Cette loi devait initialement entrer en vigueur le 31 octobre 2018, mais l'administration n'a elle-même pas pu respecter cette date limite, bon nombre d'arrêtés d'exécution n'étant pas encore prêts. La date limite avait dès lors été fixée au 30 septembre 2019 et est toujours d'application.
De nombreuses entreprises n'ayant cependant toujours pas rempli leurs obligations en la matière, un " délai élargi " leur a été accordé. On ne peut pas parler de véritable report, car la loi est toujours bien applicable. L'administration a néanmoins signalé fin septembre qu'elle ferait preuve de tolérance dans la période du 1er octobre au 31 décembre 2019 : celui qui effectuera les formalités d'enregistrement nécessaires durant cette période remplira certes son obligation tardivement, mais ne sera pas sanctionné.
Les sanctions seront toutefois bien appliquées à partir du 1er janvier 2020.
Celui qui ne respecte pas l'obligation d'information peut se voir infliger une amende de 250 à 50.000 euros.
Le " redevable d'information " sera d'abord entendu et sera ensuite informé de l'amende administrative par courrier recommandé envoyé chez lui.
Le montant de l'amende dépend des circonstances.
Le service public compétent tient compte notamment :
1° de la gravité et de la durée des infractions ;
2° du degré de responsabilité de la personne en cause ;
3° de l'assise financière de la personne en cause ;
4° des avantages ou profits éventuellement tirés des infractions ;
5° du préjudice éventuellement subi par des tiers du fait des infractions ;
6° du degré de coopération de la personne en cause avec les autorités compétentes ;
7° des éventuelles infractions antérieures commises par la personne en cause.
L'obligation de compléter le registre incombe au représentant légal de la société, de l'association, etc. Pour une société, il s'agit donc des administrateurs.
Ces derniers peuvent évidemment désigner un mandataire à cet effet. Il peut s'agir d'un collaborateur interne ou d'un tiers (un expert-comptable par exemple).
L'administrateur reste toutefois le premier responsable.
Une brochure pratique et une FAQ détaillée sont disponibles sur le site https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register.
Des directives européennes contraignent les sociétés belges, mais aussi les ASBL, fondations et trusts belges à déclarer qui se cache réellement derrière la société, l'ASBL... Ces dernières doivent communiquer à l'Administration qui sont leurs bénéficiaires effectifs (UBO est l'acronyme de Ultimate Beneficial Owner). Ces données sont ensuite consignées dans le registre UBO.
La date limite de déclaration a été fixée initialement au 31 octobre 2018. L'Administration n'avait cependant pas encore terminé ses devoirs et a donc déjà dû reporter l'entrée en vigueur à plusieurs reprises. La nouvelle date limite a été fixée au 30 septembre 2019 et il semblerait que cette fois, le coup d'envoi du registre UBO pourra effectivement être donné.
Attention ! L’administration adopte une politique de tolérance jusque fin 2019. Ainsi, jusqu’au 31 décembre 2019, aucune sanction ne sera appliquée aux entités en défaut ou qui ont commis des erreurs.
La personne physique qui possède ou contrôle directement l'entreprise sans l'intervention d'autres entités juridiques est qualifiée d'UBO direct.
En cas d'intervention d'une ou plusieurs autres entités juridiques intermédiaires, l'UBO est qualifié d'indirect.
Dans la pratique, l'UBO doit être déterminé en trois étapes.
Premièrement, il faut rechercher les personnes physiques qui ont directement ou indirectement au moins 25 % des droits de vote.
Exemple :
Attention aux personnes mariées dont les actions font partie de la communauté matrimoniale : les participations doivent être additionnées : si X et Y sont des personnes mariées et que chacune possède 20 % des actions de la SA 1, elles sont un UBO direct si les actions font partie de la communauté matrimoniale. Si les actions ne font pas partie de la communauté matrimoniale, aucune d'elle n'est un UBO.
Deuxièmement, il faut rechercher les personnes physiques qui exercent le contrôle de la société " par d'autres moyens ". Ce sera par exemple le cas s'il existe une convention d'actionnaires qui habilite une ou plusieurs personnes à nommer ou à révoquer la majorité des membres de l'organe d'administration, de direction ou de surveillance.
Enfin, s'il est impossible d'établir clairement qui sont précisément les UBO, la société, fondation... peut déclarer les dirigeants principaux comme UBO.
Dans une société, il s'agit des administrateurs.
Dans une association de fait, il s'agit de la personne habilitée à représenter l'association.
Les données à reprendre dans le registre UBO sont les suivantes :
• nom et prénom, date de naissance, numéro de registre national (ou identifiant similaire pour les UBO étrangers), nationalité et adresse ;
• date à laquelle il/elle est devenu(e) UBO ;
• catégorie d'UBO ;
• s'il s'agit d'un UBO direct ou indirect (dans le dernier cas : le nombre d'intermédiaires et leur identité, l'étendue de leur intérêt effectif dans la société) ;
• s'il s'agit d'un UBO qui remplit les conditions de manière isolée ou en coordination avec d'autres personnes.
En principe, c'est le représentant légal de la société, association, fondation... qui doit faire la déclaration. Dans le cas d'une société, il s'agit donc des administrateurs.
Ces derniers peuvent évidemment désigner un mandataire à cet effet. Si un collaborateur interne est mandaté, le mandat doit être enregistré via un site web du SPF Finances, après quoi ce collaborateur peut introduire les données.
Un tiers externe (comptable, expert-comptable...) peut également être mandaté. Dans ce cas, le mandat doit également être enregistré au préalable, après quoi le mandataire a accès au registre au nom de la société.
Les sanctions en cas d'infractions à l'obligation de déclaration ne sont pas des moindres : l'amende administrative peut aller de 250 à 50 000 euros et elle est infligée aux administrateurs et plus généralement à toute personne qui participe à la directive effective.
Comme précisé ci-dessus, l’administration n’appliquera aucune sanction jusqu’au 31 décembre 2019.
Le registre UBO a pour objectif de lutter contre les pratiques de blanchiment et contre le terrorisme. Le parquet et le fisc ont dès lors accès au registre. Les organismes financiers, avocats et notaires peuvent également le consulter dans le cadre de l'exécution de leurs obligations en matière de vigilance à l'égard de la clientèle.
Les citoyens aussi ont accès au registre, fût-ce contre paiement. Si un citoyen souhaite consulter les données d'une société, il doit introduire une demande motivée. Les données relatives aux ASBL, fondations, fiducies et trusts ne peuvent être consultées qu'à condition de démontrer un intérêt légitime.
L'UBO considéré doit être informé par la société, l'ASBL, la fondation... du fait qu'il/elle est enregistré(e) dans le registre UBO. Le service public en charge de la gestion du registre l'en informera également. Cet UBO a dès lors personnellement le droit de consulter les données enregistrées et il/elle peut même demander que certaines données restent masquées.
L'Administration a créé un site web, non seulement pour le registre proprement dit, mais également avec davantage d'informations. Une brochure pratique et une foire aux questions détaillée sont disponibles sur https://finances.belgium.be/fr/E-services/ubo-register.
Tous les bénéficiaires effectifs (ou ultimate beneficial owners) des sociétés sont tenus de s'enregistrer dans le registre UBO. À cette occasion, ils doivent communiquer toutes sortes de données concernant les personnes physiques sous-jacentes. Comme le site sur lequel les utilisateurs peuvent s'enregistrer s'est fait attendre, la date limite pour laquelle les personnes concernées devaient s'enregistrer pour la première fois a de nouveau été reportée. La nouvelle date est fixée au 30 septembre 2019.
UBO est l'acronyme de ultimate beneficial owner. Il s'agit du bénéficiaire effectif d'une société ou autre entité juridique. Songez à cet égard aux trusts, fondations et ASBL (internationales). L'UBO est la personne physique derrière la société, par ex. l'actionnaire.
En imposant la tenue d'un registre, l'État entend découvrir qui sont les personnes qui se cachent derrière toutes ces personnes morales. L'Administration de la Trésorerie du SPF Finances collecte, conserve, gère et contrôle dès lors les données des bénéficiaires effectifs.
La réglementation a par ailleurs été élaborée au niveau européen et découle de la quatrième directive anti-blanchiment de l'Union européenne. Le registre UBO s'inscrit dans le cadre de la lutte internationale contre la fraude et le blanchiment de capitaux.
Sont soumises à l'obligation d'enregistrement :
Pour chaque entité assujettie, il faut enregistrer une ou plusieurs personnes physiques comme bénéficiaires effectifs dans le registre UBO. Il s'agit en principe des actionnaires qui possèdent plus de 25 % des parts. Mais il peut également s'agir de membres du conseil d'administration ou autres dirigeants de fait.
Il convient, pour chaque bénéficiaire effectif, de compléter les données suivantes dans le registre UBO :
!! Nous avons déjà mentionné que la réglementation est basée sur une directive européenne. Cela signifie que si le bénéficiaire effectif était déjà enregistré dans un registre similaire dans un autre État membre, il n'est pas nécessaire qu'il s'enregistre à nouveau dans le registre UBO belge. Le bénéficiaire doit alors communiquer un extrait de ces informations à l'Administration de la Trésorerie.
Notez bien la date du 30 septembre 2019. Il s'agit de la date limite pour laquelle toutes les données devront être communiquées au registre UBO pour la première fois.
Si ces données changent, vous disposez d'un mois à partir de la modification pour mettre le registre à jour.
Les sociétés, associations et fondations redevables d'information qui ne respectent pas leurs obligations légales encourent une amende administrative dont le montant peut aller de 250 à 50 000 euros. L'amende est infligée après que le redevable d'information a été entendu ou, à tout le moins, dûment convoqué.
Le registre est en principe accessible librement. Cela signifie qu'en plus de l'administration et des entités tenues de communiquer leurs données, tout citoyen ordinaire et toute personne morale peuvent consulter le registre.
Certaines restrictions s'appliquent néanmoins aux citoyens ordinaires et aux organisations :
En outre, le bénéficiaire effectif peut demander à ce que certaines informations du registre soient masquées, par exemple, en raison de l'existence d'un risque disproportionné de fraude, d'enlèvement, de chantage, d'extorsion, de harcèlement, de violence ou d'intimidation ou lorsque le bénéficiaire effectif est un mineur.
*Ces actualités vous sont communiquées à titre indicatif. Elles nécessitent donc une validation par un professionnel notamment en fonction de votre cas spécifique ou personnel.
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